トレパス現場通信｜「データはあるのに使えない」品質管理のあるあるとは？

2026年6月22日コラム

トレパス現場通信では、品質管理の現場で実際に起きている課題や気づきを、実務目線でお届けしています。今回は、「必要なデータは揃っているものの、十分に活用しきれていない」という、品質管理の現場でよく見られる状況についてご紹介します。

品質管理においては、原料情報や配合情報、商品規格書、問い合わせ対応履歴など、日々さまざまなデータが蓄積されています。これらの情報は、本来、日々の判断や問い合わせ対応をスムーズに進めるための重要な基盤となるものです。

しかし実際には、必要なときにすぐ取り出せない、過去の情報を探すのに時間がかかるといった理由から、十分に活用しきれていないケースも少なくありません。

 

 

現場でよくみられるケース

実際の現場では、例えば以下のようなケースが見られます。

・必要な情報がどこにあるのか分かりづらい
・Excelや紙、メールなどに情報が分散している
・過去の対応履歴を探すのに時間がかかる
・担当者しか分からない情報がある

一つひとつは小さなことでも、積み重なることで確認作業や判断に時間がかかり、日々の業務に影響が出てしまいます。こうした状態は、「データがない」ことが原因ではありません。むしろ、必要な情報自体はすでに揃っているケースがほとんどです。

課題となるのは、それらの情報がバラバラに管理されていたり、運用ルールが統一されていなかったりすることです。その結果、「どれが正しいのか分からない」「探すのに時間がかかる」といった状況につながってしまいます。

そのため現場では、「結局、詳しい人に聞くのが一番早い」「毎回、同じような情報を探している」「監査前になると、資料探しでバタバタする」という声を耳にします。こうした状態は、個人の工夫や努力でカバーされていることも多く、課題として表面化しにくいのが特徴です。

 

 

少しの整理で変わることも

すべてを大きく変える必要はなく、

・情報の管理場所を整理する
・誰でも同じ情報にアクセスできる状態をつくる
・履歴や変更内容を確認しやすくする

といった基本的な部分を見直すだけでも、業務の進めやすさは大きく変わります。重要なのは、データを持っていることではなく、必要なときにすぐ使える状態にあることです。日々の業務の中で「探す」「確認する」といった手間を減らし、スムーズに活用できる状態をつくることが、品質管理全体の効率や判断のスピード向上につながっていきます。

また、こうした状態を安定して維持するための手段の一つとして、情報の管理方法を見直し、システム化を検討することも有効です。すべてを置き換えるのではなく、業務上重要な情報から段階的に整理していくことで、無理なく運用を整えていくことができます。

 

 

まとめ

食品に関わる品質管理においては、「問題が起きてから対応する」のでは遅く、問題を起こさない体制を維持することが何より重要です。消費者に提供される情報や安全性に直結する分野だからこそ、日々の管理や確認は、特別な取り組みではなく、当たり前の業務として継続されていく必要があります。こうした積み重ねこそが、結果として企業の信頼やブランド価値を支えていきます。

TOREPAS（トレパス）では、こうした「データはあるのに使いきれない」という状態に対して、品質情報を整理し、必要なときにすぐ確認できる仕組みづくりを支援しています。現場の皆さまからいただく声を参考にし、課題や運用に合ったバージョンアップを進めています。今後も、日々の運用に寄り添った改善を続け、トレパス通信として発信していきますので、ぜひご確認ください。

執筆：TOREPAS コラム担当（東京システムハウス株式会社）