原料規格書の回収をシステム化するとどこが便利になるの？具体的なフローを説明

2023年12月8日コラム

食品メーカーの大多数が手間と感じている、原料規格書の回収・管理をシステム化した場合、どの部分が便利になるのでしょうか。原料メーカーと食品メーカー間の規格書のやりとりが円滑になるんだろうというざっくりとした認識の方も多いはずです。

本記事では、具体的にどの部分が便利になるのか、システム化した場合どのようなフローになるのかを詳しくご紹介します。

原料規格書管理回収サービス「TOREPAS BANK＋」

「TOREPAS BANK＋」は、原料規格書の回収・管理をWebブラウザで簡単に行うことができるサービスです。原料メーカーと食品メーカーの規格書のやりとりを円滑に進めることができます。

サービスサイトはこちらからご確認いただけます。
https://www.tsh-world.co.jp/torepas/bank/

どの業務が便利になるのか

■原料規格書の回収業務がスムーズになる

食品メーカーの多くは、原料メーカーに原料規格書の記入を依頼する際、メールや電話、FAX等でやりとりをしており、そのやりとりに膨大な時間と労力がかかっています。また、回収後も社内チェックや社内承認のワークフローなどがあり、原料規格書が完成するまでかなりの期間を要しています。

「TOREPAS BANK＋」を導入すると、Webブラウザ上でそれらのやりとりを行うことができるため、規格書回収業務をスムーズに行うことができます。原料記入依頼のコメントと希望納期を設定できる他、原料メーカーが規格書をアップロードした後の社内における確認ルートを指定することができます。その後は、自動的に原料メーカーに記入依頼メールが配信されるため、やりとりにかかっていた時間を短縮できます。また、納期を過ぎると自動的に確認依頼メールが送信されるため（催促メール）、手間なく回収できます。

■規格書回収の進捗が把握しやすい

「TOREPAS BANK＋」では、依頼情報や差戻し状況、やりとり履歴が一覧となって管理されるため、規格書回収の進捗が把握しやすいです。メールや電話でのやりとりの場合、過去のメールを遡る必要がありますし、そもそも履歴を管理していないケースも多いはずです。「誰が」「いつ」「どのような内容」でやりとりをしていたか管理することは、リスク管理に繋がります。

■原料メーカー側もメール送信等不要に

原料メーカーは、届いたメールから「TOREPAS BANK＋」にログインし、記入依頼を確認します。ログイン後、原料規格書のフォーマットをダウンロードし、記入します。記入後は、原料規格書をアップロードすれば、アップロード通知が自動で食品メーカーに届くため、メールでの返信は不要です。

具体的なフローはどうなるか

食品メーカー、原料メーカーそれぞれがどのようなフローで進んでいくのかを簡単に説明します。今回はすでに回収している規格書を更新するときを想定します。

1 .【食品メーカー】「TOREPAS BANK＋」にログインすると、全原料メーカーの登録されている原料規格書（証明書等の関連ファイル含む）を確認することができます。その中から、更新依頼をかけたい規格書を選択します。ここで原料記入依頼のコメント、希望納期等を設定します。その後、規格書の社内の確認ルートを指定し、原料メーカーに記入依頼メールを配信します。（自動配信）

2 .【原料メーカー】届いたメールから「TOREPAS BANK＋」にログインします。原料メーカー側の管理画面に記入依頼がきていることを確認します。原料規格書をダウンロードし、記入後、アップロードをします。原料規格書をアップロードすれば、自動で通知メールが食品メーカーに届きます。

3.【食品メーカー】通知メールを受け、規格書を確認します。規格書を確認したとき、不備があれば原料メーカーに差戻し通知のメールを配信します。承認後は、自動でTOREPASに登録されます。登録は２人以上が承認した際にされます。（この人数は設定で変更可能です）

まとめ

原料規格書の回収・管理をシステム化した場合、特に以下のような課題に効果を発揮します。

・原料規格書の納期が守られない
・再記入依頼・差し戻した原料規格書の状況管理に時間がかかっている
・規格書依頼社数が多く原料メーカーの管理ができていない
・取り扱う原料数が多く、管理ができていない

原料規格書の回収・管理は、製品の品質に大きな影響を与える重要な業務です。システム化することは、食の安心・安全対策に繋がります。「TOREPAS BANK＋」について詳しく聞きたい、ご検討中の場合は、お気軽にお問い合わせください。