保有個人データの開示等請求に関する流れ

1.開示等の範囲

「開示等」とは、開示対象個人情報に対して、ご本人及び代理人が以下の請求を行う権利を行使することを指します。

  • 利用目的の通知
  • 開示
  • 開示の結果、内容の訂正、追加又は削除を請求する場合
  • 利用、(第三者)提供の停止
  • 第三者提供記録の開示

尚、当社の開示対象個人情報とその利用目的を以下に記述させて頂きます。

個人情報種別 利用目的
ユーザー様情報
  • 受託業務遂行中のご連絡及び製品プレミアム
  • アフターサービスの管理
  • 製品バージョン情報、その他関連情報の案内
  • メルマガ配信
セミナー参加者/資料請求者/試用版ユーザー/メルマガ会員
  • メルマガの配信サービス
  • 関連製品/サービスに関する情報提供
取引先担当者様情報
  • 業務上の諸連絡
その他当社主催の会員(Golferweb、KT-NET)
  • 会員サービスの提供
  • 関連サービスの案内
採用応募者様
  • 採否の決定と通知
社員及び元社員
  • 人事管理全般
  • 業務上の必要な管理全般
  • 労働関係法規上必要な管理全般

2.利用目的の通知

当社では、開示対象個人情報に該当する個人情報につきましては、ご本人様から「同意」を得ることを徹底しておりますが、同意時の内容等につきまして再度の通知等をご希望される場合につきましては、下記窓口にご請求頂ければ、通知文書をご指定の方法で送付させて頂きます。

3.個人情報の開示の請求方法

上記の権利行使を行うに際しては、下記(9項)に示す窓口にお問い合わせして頂き、請求内容をお伝え下さい。受付完了後、3営業日以内に所定の請求様式を発送させて頂きます。到着後、請求様式に必要事項の記載と下記に示す「本人確認のための証明書等の写し」をご返信下さい。
発送方法及び返信方法は、書面による郵送、又は電子メールによる送信のいずれかをお選び下さい。
手数料は、ご請求1件につき700円です。

4.本人確認のための証明書等

本人が請求する場合、本人確認を行うための次に示す証明書のいずれか一つの写しを請求時に添付して下さい。

  • 運転免許証
  • 健康保険証
  • 住民基本台帳カード
  • 個人番号カード(マイナンバーカード)の表面
  • 年金手帳
  • 基礎年金番号通知書
  • 外国人登録証
  • パスポート

代理人が請求する場合、代理人の本人確認するための上記に示す証明書のいずれか一つの写しに加えて、次に示す代理人確認を行うための証明書の写しを請求時に添付して下さい。

  • 法定代理人・親権者
  • 本人との関係が証明できる戸籍謄本の写し

  • 法定代理人・未成年後見人
  • 本人との関係が証明できる戸籍謄本の写し、又は裁判所の選任決定書の写し、又は後見登記の登記事項証明書の写し

  • 法定代理人・成年後見人
  • 裁判所の選任決定書の写し、又は後見登記の登記事項証明書の写し

  • 任意代理人
  • 委任状(本人が保有個人データの開示請求を代理人に委託したもので、本人が署名し実印を捺印したもの)、及び本人の印鑑登録証明書(発行日から3ヵ月以内のもの)

5.開示方法

開示内容及びその他の請求につきましては、その請求に対する対処結果を発送させて頂きます。発送方法は、書面による郵送、又は電磁的方法(電子メールによる送信等)のいずれかをご指定頂くことが可能です。なお、電磁的方法が困難な場合は、書面による郵送とさせて頂きます。

6.開示を拒絶する場合

「個人情報の保護に関する法律」(第18条第3項第一号からの第六項)の定めの中で開示等に関する例外条項に該当する個人情報に関しての開示等の請求及び明確な本人確認ができない場合等について、当社の判断で開示請求についてこれを拒絶する場合があります。尚、拒絶する場合には、この理由をご本人若しくは代理人に通知させて頂きます。

7.開示の結果、個人情報の訂正、追加又は削除を依頼する場合

開示結果を受けて、その内容が事実ではないという理由で個人情報の訂正、追加又は削除の依頼を行う場合、当社から指定様式を送付させて頂きますので所定の事項を記載の上、下記窓口までご請求下さい。但し、Web会員等でご本人様訂正できる場合は、本手続きは必要と致しません。

備考: 開示の請求の結果ではなく、通常の住所変更等につきましては、本手続きの範囲外とし、当社の担当者にご指示頂くことにより対応させて頂きます。

8.個人情報の利用の停止又は提供の拒否請求

個人情報の利用の停止又は第三者への提供についてこれを停止させる請求を行うに際しては、下記窓口までご連絡下さい。(尚、メルマガの配信停止につきましては、ご本人様が所定の案内にて何時でも停止できます。)但し、以下に列記する場合については、応じることができない場合があります。該当する場合については、その理由を開示致します。

  • 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
  • 法令に違反することとなる場合

9.開示対象個人情報に関する苦情・相談

当社の個人情報に関する取り扱いに関する苦情及び相談につきましては、下記の窓口にお伝え下さい。

開示等及び苦情・相談の窓口

会社名 東京システムハウス株式会社
責任者 個人情報管理責任者
窓口部署 個人情報管理事務局
住所 東京都品川区西五反田8-1-5 五反田光和ビル5F
電話番号 03-3493-4601

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10.認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出

当社が加盟している個人情報に関する苦情処理や情報提供を行う第三者機関になります。
当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございませんので、ご注意ください。

認定個人情報保護団体の名称 一般社団法人 日本個人情報管理協会
苦情の解決の申出先 個人情報保護苦情相談室
所在地 〒108-0074
東京都港区高輪2-15-8 グレイスビル泉岳寺前
電話番号 03-4415-2031
FAX番号 03-4415-2032