原料規格書の回収は「TOREPAS BANK＋」にお任せ（前編） 2024年4月15日コラム 原料規格書は、「情報更新」や「法改正による更新」など常に最新版を把握する必要があるため、様々な要素から管理しなければいけません。また、取引先へ原料情報を依頼・回収する業務において、「依頼忘れ」「回収後のチェック」「保管場所」など業務フロー・ルールの明確化を行うことも重要です。DXが進む時代においては、メールでのやりとり、紙・印刷での管理・属人化の脱却を行い「業務の見える化」が求められています。 原料規格書回収管理サービス「TOREPAS BANK＋」は、原料規格書の回収・管理をWebブラウザで簡単に行うことができるサービスです。原料メーカーと食品メーカーの規格書のやりとりをスムーズに行うことができます。 本記事では、「TOREPAS BANK＋」の詳細やご担当者が抱える課題の解決方法、選ばれる理由などをご紹介します。 Contents1. 原料規格書回収管理サービス「TOREPAS BANK＋」とは2. ご担当者が抱える課題3. 「TOREPAS BANK＋」が選ばれる理由4. まとめ 原料規格書回収管理サービス「TOREPAS BANK＋」とは 「TOREPAS BANK＋」は、原料規格書の回収・管理をWebブラウザで簡単に行うことができるサービスです。導入いただくことで業務効率化・省力化・コスト削減・リスク削減・事故防止等につながります。 ■主な特長（１）最新版管理バージョン管理、履歴管理、操作ログ管理 （２）見える化ファイルやりとり履歴、サプライヤー管理、担当者管理、やりとり進捗管理 （３）セキュリティ暗号化通信、2段階認証、IPアドレス制限 （４）ワークフロー申請フロー登録、申請フロー管理、個別ワークフロー管理 （５）クラウド管理社内サーバー不要、クラウド一元管理 （６）働き方社外からでも接続可能 サービスサイトはこちらからご確認いただけます。https://www.tsh-world.co.jp/torepas/bank/ ご担当者が抱える課題 品質管理部門の方が抱える課題としては、以下が挙げられます。 （１）ドキュメントの最新版管理企業間でやりとりしているドキュメントを紙で管理している場合、最新版を探すのが大変なケースが多いです。また原料メーカーに依頼をしていても、いつ受領したかや、やりとりの進捗までは管理できておらず、過去の情報を遡って確認している担当者が多いです。 （２）ファイル授受の履歴管理原料メーカーとメールでやりとりしているためログが残らず、リスク回避に課題を抱えているケースが多いです。また、原料情報を印刷し、紙で管理している場合は、トレースができないという課題もあります。 （３）業務の見える化担当者1人で原料情報の管理をしている場合が多く、進捗情報などが共有化できないという課題があります。 （４）法改正の対応法改正の度に書類が増え、社内ファイルサーバーが圧迫されることが多いです。また、圧迫した場合、クラウド環境ではないため、簡単に拡張できないという課題もあります。 （５）属人化属人化している業務が多く、担当者が変わった際の引継ぎが課題となっているケースが多いです。 「TOREPAS BANK＋」が選ばれる理由 品質管理部門の方が抱える課題としては、以下が挙げられます。 （１）原料規格書の回収業務がスムーズになる ▼抱える課題☑原料規格書の納期が守られない☑再記入依頼・差し戻した原料規格書の状況管理に時間がかかっている 食品メーカーの多くは、原料メーカーに原料規格書の記入を依頼する際、メールや電話、FAX等でやりとりをしており、そのやりとりに膨大な時間と労力がかかっています。また、回収後も社内チェックや社内承認のワークフローなどがあり、原料規格書が完成するまでかなりの期間を要しています。 「TOREPAS BANK＋」を導入すると、Webブラウザ上でそれらのやりとりを行うことができるため、規格書回収業務をスムーズに行うことができます。原料記入依頼のコメントと希望納期を設定できる他、原料メーカーが規格書をアップロードした後の社内における確認ルートを指定することができます。その後は、自動的に原料メーカーに記入依頼メールが配信されるため、やりとりにかかっていた時間を短縮できます。また、納期を過ぎると自動的に確認依頼メールが送信されるため（催促メール）、手間なく回収できます。 （２）規格書回収の進捗が把握しやすい ▼抱える課題☑規格書依頼社数が多く原料メーカーの管理ができていない☑取り扱う原料数が多く、管理ができていない 「TOREPAS BANK＋」では、依頼情報や差戻し状況、やりとり履歴が一覧となって管理されるため、規格書回収の進捗が把握しやすいです。メールや電話でのやりとりの場合、過去のメールを遡る必要がありますし、そもそも履歴を管理していないケースも多いはずです。「誰が」「いつ」「どのような内容」でやりとりをしていたか管理することは、リスク管理に繋がります。 （３）原料メーカー側もメール送信等不要に ▼抱える課題☑原料規格書の記入依頼に時間がかかっている☑担当者情報などの管理ができておらず、担当者変更などに対応できていない 原料メーカーは、届いたメールから「TOREPAS BANK＋」にログインし、記入依頼を確認します。ログイン後、原料規格書のフォーマットをダウンロードし、記入します。記入後は、原料規格書をアップロードすれば、アップロード通知が自動で食品メーカーに届くため、メールでの返信は不要です。また、「TOREPAS BANK＋」上でサプライヤーの管理もできます。 まとめ 近年の食品表示に関する法令改正や、リスク管理対策などを理由に、品質保証担当者の業務量は増加しています。今後は、業務効率化・省力化とリスク削減・事故防止対策の両立が更に求められるでしょう。 後編では「TOREPAS BANK＋」の機能を深堀していくとともに、導入効果などをご紹介します。是非、後編もご覧ください。
