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規格書回収をシステム化するメリットとは

コラム

食品メーカーの多くが「原料規格書記入依頼・更新が属人化している」「仕入れ先が増えるたびに担当者の負荷がかかる」「保管している規格書が最新版かわからない」「納期が守られないことがある」といった規格書の回収に関する課題や悩みを抱えているのではないでしょうか。本記事では、これらをシステム化することのメリット、導入イメージを詳しく紹介します。

食品メーカーが抱える課題とは

原料規格書回収業務における課題・問題点には以下が挙げられます。

複数社に依頼をしなければいけない

原料メーカーに原料規格書を依頼する際、メールや電話、FAX等でやりとりを行うケースが多く、コミュニケーション面で手間がかかってしまう。

情報の統合作業が大変

それぞれの業者から異なるフォーマットで規格書が提供されるため、これらの情報の統合や統一されたフォーマットへ変換する作業が発生してしまう。

管理が大変

複数の原料メーカーの規格書を管理しなければいけないため、進捗状況の管理が煩雑になってしまう。

原料規格書管理回収サービス「TOREPAS BANK」

これらの課題解決策として、当社では「TOREPAS BANK」を提供しています。「TOREPAS BANK」は、食品メーカーの大多数が手間と感じている、原料規格書の回収・管理をWebブラウザで簡単に行うことができるサービスです。原料メーカーと食品メーカーの規格書のやりとりを円滑に進めることができます。

特に以下のようなお悩みに対し効果的なサービスです。

・原料規格書の納期が守られない
・再記入依頼・差し戻した原料規格書の状況管理に時間がかかっている
・規格書依頼社数が多く原料メーカーの管理ができていない
・取り扱う原料数が多く、管理ができていない

【特長1】一覧での進捗管理（依頼状況・差戻し状況・やり取り履歴）が明確になる

エクセルで管理しようとするとメンテナンスが必要ですが、TOREPAS BANKなら進捗状況が自動で更新されるため、手間のかかるメンテナンスが不要です。

また、一覧画面でステータス状況が表示されるため、差戻しの進捗も管理できます。メール/FAX/電話でのやり取りの場合、誰がいつどのような内容でやり取りをしていたか把握するために過去のやりとりを遡る必要があったり、そもそも履歴がない場合もあります。TOREPAS　BANKならワークフローのやり取りの履歴が残るため、簡単に振り返ることができます。

【特長2】設定期限を過ぎると再度通知ができる

規格書提出期限が守られないときに再度依頼をしなくともTOREPAS BANKなら設定した期限を過ぎると自動で原料メーカー担当者様へ催促通知を実施できます。 ※期限を3回まで設定できます。

【特長3】現行業務からの移行がスムーズ

新しいシステムを導入する際、新フォーマットに記入いただくことは負荷が大きく運用もスムーズになるか不安になりますが、TOREPAS BANKなら規格書の書式に縛りが無いので、現行の規格書ファイルからそのまま運用を始めることができます。
また、様々なファイル形式に対応しているため、PDFや画像などエクセル以外のファイルも管理することができます。

導入効果

実際にTOREPAS BANK を導入した企業の事例をご紹介します。

◆食品メーカーA様（全原料数：1,000程度）

TOREPAS BANK導入前の課題
・全原料を毎年、進捗管理・規格書管理・規格書チェックに膨大な工数がかかる
・規格書の催促忘れや担当違いにより確認工数がかかる
・書式の規格書チェックによる差戻し件数が多い

TOREPAS BANK導入後の運用
・進捗管理、規格書管理の工数減
・自動催促設定による確認工数減
・管理、進捗工数が減った分、規格書回収・チェックに時間を割当
・専用の書式を利用することでチェック工数を削減

事例内容やサービスの紹介については、以下もご確認ください。
https://www.tsh-world.co.jp/torepas/bank/

食品メーカーが抱える原料規格書の回収における課題の解決策として、システム化はとても効果的です。手間になりがちな規格書依頼・進捗回収状況・規格書の差戻し管理等がスムーズに行えるようになります。