商品規格書、原料規格書のデータベース化のポイントとは

2023年12月8日コラム

昨今、様々な業界で情報のデータベース化が進められていますが、食品メーカーにおいても同様で品質情報のデータベース化が加速しています。

特に商品規格書に関しては、紙で管理されているケースが多く、お客様や他部門から問い合わせがあった際、膨大な資料の中から情報を調べている企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、これらをシステム化することのメリット、データベース化のポイントについてご紹介します。

食品メーカーの現状

食品メーカーでは、一般的に「原料に関するデータ」「配合に関するデータ」「商品に関するデータ」の３つを管理しています。システム化していない場合、これら３つのデータをExcelや紙で保管しており、法令改正が発生した際や、お客様・他部門から問い合わせがあった際に、膨大な情報の中から、必要な情報を探す必要があります。そのため、すぐに回答・対応できない、ヒューマンエラーや見落としが発生してしまうといったリスクも。

また、頻繁に食品表示に関する法令改正が行われるため、原料規格書の再確認や表示の再作成が必要となり、業務過多に陥るケースも少なくありません。

これらの解決策として、データベース化は非常に有効な手段となります。規格書を専用のシステムで管理することで、「データ一元化による検索時間の短縮」「表示作成業務の時間短縮、精度向上」「業務の効率化」に繋がります。

データベース化のメリット

欲しい情報にすぐにアクセスできる

原料・配合・商品情報をデータベースで一元化することで、必要な情報にすぐにアクセスできます。検索機能の範囲については、導入するシステムによって異なるため、確認しましょう。

原料規格書の管理が容易に

原料規格書の依頼・回収をメールやFAX、電話で行っていた場合、かなりの労力と時間がかかってしまいます。また、規格書を複数の部門が使用する場合、規格書が散在してしまい、原料情報が更新された際の管理が大変になってしまうことも。

原料規格書の情報がデータベース化されていると、全社で情報共有が可能となります。情報が散在することがないため、内容に更新があった場合もすぐに反映することができます。

表示作成業務の短縮

Excel等で表示情報を作成している場合、作成できる人が限られているため、属人的になってしまうという課題があります。また、データベース化されていないと確認・調査に時間を有してしまうため、マンパワーでの確認作業が高い負荷となってしまいます。

データベース化することで、表示作成手順の統一化を図ることができ、表示作成業務の短縮に繋がります。また、属人化解消にも繋がり、リスクの低減、業務効率化が図れます。

法令改正にすぐに対応できる

食品表示に関する法令改正が行われると、自社製品の表示に該当する部分がないかチェックし、必要に応じて、原料規格書の再依頼、食品表示の再作成などが発生します。

その際、データベース化・システム化されていると原料規格書の依頼・回収がスムーズにできる他、データベースからラベルデータの作成が容易に行えます。

データベース化のポイントとは

先ほど食品メーカーでは、一般的に「原料に関するデータ」「配合に関するデータ」「商品に関するデータ」の３つを管理していると説明しましたが、それ以外にも「試作品に関するデータ」「社内承認に関するデータ」「お客様・原料メーカーとのやりとりに関するデータ」など様々な情報があります。

データベース化を進める際、社内で整理したい箇所はどこなのか、どのデータを連携させる方法がよいのか見当しましょう。その際、自社だけで整理できない場合、システム会社に相談することをおすすめします。業務課題からどのような方法が合うのか、一緒に検討することができます。

また、食品メーカーに特化したシステムの場合、外部との連携がしやすい他、法令改正等、業界ならではの対応も進めやすいです。ニーズと要件に合わせてカスタマイズされているため、業界固有のプロセスや業務に適した機能が標準機能として利用できます。早期にシステムを稼働させることができますし、カスタマイズにかかる費用等の削減にも繋がるでしょう。